Instituto de Educación Cruz Roja Valle

Legales

Aviso de Privacidad

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos (LEPD) y normas  concordantes, el Presente Aviso de Privacidad tiene como objeto informar al Titular sobre el tratamiento  al cual serán sometidos los datos almacenados en nuestras bases de datos e informar si estos estarán  sujetos a transmisión y/o transferencia a terceras entidades. Las condiciones del tratamiento son las  siguientes: 

  1. CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA identificada con el NIT No. 890.306.215-0, será  el Responsable del tratamiento de sus datos personales. 
  2. Con objeto de recibir una atención integral como cliente, los datos personales recabados serán tratados  con las siguientes finalidades: 

Ejercicio de un derecho, Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR), Gestión de  estadísticas internas, Seguridad y control de acceso a edificios, Control de horario. 

  1. Es de carácter facultativo suministrar información que verse sobre Datos Sensibles, entendidos como  aquellos que afectan la intimidad o generen algún tipo de discriminación, o sobre menores de edad. 
  2. La política de tratamiento de los datos del Titular, así como los cambios sustanciales que se produzcan  en ésta, se podrán consultar en el siguiente Link: www.cruzrojavalle.org.co

5. El Titular puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por  infracción sobre sus datos con un escrito dirigido a CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL  CAUCA a la dirección de correo electrónico p[email protected] indicando en  el asunto el derecho que desea ejercitar; o mediante correo postal remitido a CR. 38 BIS #5-91 BARRIO  SAN FERNANDO, CALI, VALLE DEL CAUCA.

Cláusula de consentimiento

De acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y normas concordantes, se informa  al usuario que los datos consignados en el presente formulario serán incorporados en una base de datos  responsabilidad de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, siendo tratados con la finalidad  de realizar, gestión administrativa, gestión de estadísticas internas, marketing y prospección comercial. 

Es de carácter facultativo suministrar información que verse sobre Datos Sensibles, entendidos como aquellos  que afectan la intimidad o generen algún tipo de discriminación, o sobre menores de edad. 

La política de tratamiento de los datos del Titular, así como los cambios sustanciales que se produzcan en  ésta, se podrán consultar a través del siguiente correo electrónico: [email protected].  De igual manera, la misma se mantendrán actualizada en la página web de la entidad, cuya dirección es: www.cruzrojavalle.org.co

Usted puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción  sobre los datos, mediante escrito dirigido a CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, a la  dirección de correo electrónico p[email protected], indicando en el asunto el  derecho que desea ejercitar, o mediante correo ordinario remitido a la dirección CR. 38 BIS #5-91 BARRIO  SAN FERNANDO, CALI, VALLE DEL CAUCA.

Política de tratamiento web

1. OBJETIVO

Dar a conocer las acciones que CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA realiza cuando los  usuarios visitan o navegan el sitio Web, e informar el buen uso que se dan a los datos personales en cumplimiento de  laPL-02 Políticas Internas de Seguridad y la ley de protección de datos de personales. 

2. BASELEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN 

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución  Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan  disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD), del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 

del Decreto 1074 de 2015, el cual, reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013). 

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento  por el Responsable del tratamiento. 

3. DEFINICIONES 

Establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.1.3 Capitulo 25 del Decreto  compilatorio 1074 de 2015 (Artículo 3 del Decreto 1377 de 2013). 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos  personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el  tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de  tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento  que se pretende dar a los datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Cookie: Es una pequeña información enviada por un sitio web y almacenada en el navegador del usuario, de manera  que el sitio web puede consultar la actividad previa del usuario. Sus principales funciones son: i) Llevar el control  cuando un usuario introduce su nombre de usuario y contraseña, para que no tenga que estar introduciéndolas para  cada página. Pero no identifica a una persona, sino a una combinación de computadora de la clase de computación  con navegador y usuario. ii) Conseguir información sobre los hábitos de navegación del usuario, e intentos de spyware 

(programas espía), por parte de agencias de publicidad y otros. Lo anterior, puede causar problemas de privacidad y  es una de las razones por la que las cookies tienen detractores. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales  determinadas o determinables. 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros,  los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor  público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos  públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a  reserva. 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido  puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que  promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de  oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,  realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,  decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos  personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es  responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio  de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del  responsable. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,  almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

4. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO 

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e  informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus  datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL  VALLE DEL CAUCA en los términos y condiciones recogidos en la misma. 

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

  • Dirección: CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO, CALI, VALLE DEL CAUCA 
  • Correo electrónico: [email protected] 
  • Teléfono: 3148347047 

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a  cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases  de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. 

En el “Anexo 1. PL-01. Organización Bases de datos” se presenta las distintas bases de datos que manejan la  empresa, la información y características de cada una de ellas. 

7. DATOS DE NAVEGACIÓN 

Es posible visitar el sitio Web sin informar ningún tipo de identificación personal. Sin embargo, el sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web puede tener la opción de recoger  algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través de su asociación 

con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o  el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y  hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario. 

Estos datos se utilizan con el propósito de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o  controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados. 

Cuando se utiliza la opción de contacto, puede elegir si desea proporcionarnos información personal, como, por  ejemplo, su nombre y dirección postal o electrónica, teléfono, entre otros, para que podamos comunicarnos y tramitar  su solicitud o proporcionar información. 

8. COOKIES O WEB BUGS 

Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se  limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma  permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger  información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web,  con el fin de darle mejor servicio en la página. 

Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador  (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome, entre otros), e inhabilitando el código Java Script del navegador en la  configuración de seguridad. 

La mayoría de navegadores web permiten gestionar sus preferencias de cookies, sin embargo, se debe tener en  cuenta que si elige bloquearlas puede afectar o impedir el funcionamiento de la página. Así mismo, uno de los  servicios de terceros que se pueden llegar a utilizar para seguir la actividad relacionada con el servicio, p.ej. es Google  Analytics, por lo que, en caso de no desear que se obtenga y utilice información, puede instalar un sistema de rechazo  («opt-out») en su navegador web, como es: tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=None. 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES 

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y artículo 2.2.2.25.4.3 Capitulo 25 del Decreto compilatorio  1074 de 2015 (Artículo 22 del Decreto 1377 de 2013) los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos  en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas. 

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a  disposición el responsable. 
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro. 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para  representarlos. 

Los derechos del Titular son los siguientes: 

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento,  previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales. 

Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos: 

Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos  parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente  prohibido o no haya sido autorizado.

Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o  que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 

Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el  tratamiento de sus datos personales. 

Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en  materia de Protección de Datos. 

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando  expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la  LEPD. 

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o  causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el  responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

10. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS 

El Oficial de Protección de Datos de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA será el encargado  de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.  Teléfono: 3148347047. Correo electrónico: [email protected].

11. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR 

11.1. Derecho de acceso o consulta 

Según el artículo 2.2.2.25.4.2 Capitulo 25 del Decreto compilatorio 1074 de 2015 (Artículo 21 del Decreto 1377 de  2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos: 

  1. Al menos una vez cada mes calendario. 
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven  nuevas consultas. 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso,  certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del  material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y  Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. 

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA enviado, mediante correo electrónico a:  [email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a  través de correo postal remitido a la CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO, CALI, VALLE DEL CAUCA.

La solicitud deberá contener los siguientes datos: 

  • Nombre y apellidos del Titular. 
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del  documento acreditativo de tal representación. 
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. Dirección para notificaciones, fecha y firma del  solicitante. 
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información  solicitada: 

  • Visualización en pantalla. 
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.  
  • Fax. 
  • Correo electrónico u otro medio electrónico. 
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA. 

Una vez recibida la solicitud, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA resolverá la petición de  consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no  fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la  demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. 

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de  Industria y Comercio. 

11.2. Derechos de quejas y reclamos 

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a CRUZ  ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA Enviado, mediante correo electrónico a  [email protected] indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a  través de correo postal remitido a CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO , CALI, VALLE DEL CAUCA. La  solicitud deberá contener los siguientes datos: 

  • Nombre y apellidos del Titular. 
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del  documento acreditativo de tal representación. 
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o  inflación. 
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. 
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del  reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el  solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el  motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el  reclamo sea decidido. 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo  de quince (15) días hábiles contados a partid de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al  reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá  su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de  Industria y Comercio. 

12. Medidas de seguridad

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad  consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas  necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento. 

Por otra parte, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, mediante la suscripción de los  correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la  implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la  información en el tratamiento de los datos personales. 

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL  VALLE DEL CAUCA, que están recogidas y desarrolladas en suPL-02 Políticas Internas de Seguridad (I, II, III, IV).

13. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no  proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de  protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre  la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta  prohibición no regirá cuando se trate de: 

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la  transferencia. 
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o  higiene pública. 
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea  parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. 
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o  para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o  defensa de un derecho en un proceso judicial. 

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir  la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está  facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los  presupuestos que requiere la viabilidad de la operación. 

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para  permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni  contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales. 

14. Vigencia 

La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2019-07-31, las bases de datos responsabilidad de  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada  por los Titulares de los datos personales.

15. Aprendice 

No Aplica.

 

REVISADO POR: 

Nombre:
Ing. Jorge Enrique Velásquez Duque
Cargo: Coordinador de Sistemas (TIC)

APROBADO POR: 

Nombre:
Fernando Bernal Agudelo 
Cargo: Director Ejecutivo Seccional

 

 

 

Manual interno de políticas y procedimientos

Objetivo 

El objetivo del presente Protocolo es poner en conocimiento de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE  DEL CAUCA el procedimiento a seguir para dar respuesta a las solicitudes de acceso y reclamos ejercitadas en  virtud de los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción del Titular de los datos  personales objeto de tratamiento por la empresa. 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA adoptará las medidas oportunas para difundir el  presente documento a todas las personas que forman parte de su organización y tienen acceso a los datos  personales, para que puedan informar a los titulares del procedimiento a seguir en estos casos.

Alcance 

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que  sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL  CAUCA, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio,  transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que  reposen en sus bases de datos y archivos. 

Autoridad y responsables 

La autoridad para hacer cumplir estos procedimientos es el Oficial de Datos (Coordinador de Sistemas) y la  responsabilidad de que se ejecuten correctamente es de cada líder de área (Director, Coordinador, Supervisor,  Jefe).

1. Definiciones 

Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1  Capitulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 2013). 

1.1. Autorización 

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 1.2. Base de Datos 

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

1.3. Dato Personal 

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o  determinables. 

1.4. Dato Público 

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público.  Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos  públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a  reserva.

1.7. Dato Sensible 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su  discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones  religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva  intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así  como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

1.8. Encargado del Tratamiento 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos  personales por cuenta del Responsable del tratamiento. 

1.9. Responsable del Tratamiento 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos  y/o el tratamiento de los datos. 

1.10. Responsable de Administrar las Bases de Datos 

Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos  una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el  Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos. 

1.11. Oficial de Protección de Datos 

Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos  personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley  1581 de 2012. 

1.12. Titular 

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

1.13. Tratamiento 

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,  uso, circulación o supresión. 

1.14. Aviso de Privacidad 

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos  personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le  serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos  personales. 

1.15. Transferencia 

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales,  ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del  tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

1.16. Transmisión 

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la  República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el encargado por  cuenta del responsable.

2. Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 dela Constitución  Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012,por la cual se dictan disposiciones  generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto  1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013). 

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento  por el responsable del tratamiento. 

1.2. Normatividad Aplicable 

  • Constitución Política de Colombia 
  • Ley 1581 de 2012 
  • Decreto 1074 de 2015 Capitulo 25 y Capitulo 26 compilatorios de los decretos: 
  • Decreto 1377 de 2013 
  • Decreto 886 de 2014 
  • Circular 01 del 08 de noviembre 2016 
  1. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS 

El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de  manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la  protección de datos son los siguientes:

3.1. Principio de Legalidad 

El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377  de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen. 

3.2. Principio de Finalidad 

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser  informada al Titular. 

3.3. Principio de Libertad 

El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos  personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial  que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por  cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad. 

3.4. Principio de veracidad o Calidad 

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se  prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

3.5. Principio de Transparencia 

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado  del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le  conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de  manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber: 

-El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo. 

-El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos  sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes. 

-Los derechos que le asisten como Titular. 

-La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.

3.6. Principio de acceso y circulación Restringida 

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de  la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular  y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar  disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente  controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 

3.7. Principio de Seguridad 

La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá  manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los  registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del  tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en  conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los  sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de  seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación  de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de  ser puesta en conocimiento de los usuarios.

3.8. Principio de confidencialidad 

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos  están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las  labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando  ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma.

4. Autorización de la política de tratamiento 

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e  informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus  datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL  VALLE DEL CAUCA en los términos y condiciones recogidos en la misma. 

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: 

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden  judicial. 
  • Datos de naturaleza pública. 
  • Casos de urgencia médica o sanitaria. 
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

5. Responsable del tratamiento 

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

  • Dirección: CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO, CALI, VALLE DEL CAUCA 
  • Correo electrónico: [email protected]
  • Teléfono: 3148347047

6. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a  cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases  de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. 

El Anexo 1 PL-01 denominado Organización Bases de Datos, contiene la información relativa a las distintas bases de  datos responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, articulo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015  (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en  relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas. 

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a  disposición el Responsable. 
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para  representarlos. 

Los derechos del Titular son los siguientes: 

7.1. Derecho de acceso o consulta 

Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen,  uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. 

7.2. Derechos de quejas y reclamos 

La Ley distingue cuatro tipos de reclamos: 

  • Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos  parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté  expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  • Reclamo de supresión : Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados,  excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el  tratamiento de sus datos personales. 
  • Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en  materia de Protección de Datos. 

7.3.Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento 

Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el  artículo 10 de la LEPD. 

7.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones 

El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del  tratamiento.

8. Solicitud de autorización al titular del dato personal

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL  VALLE DEL CAUCA solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando  la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u  orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo  2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013). 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES 

De acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y  adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074  de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Cumplidos los anteriores requisitos, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA solicitará al  representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser  escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el  asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y  adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, aplicando los principios y obligaciones establecidos en  la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

10. Atención a los titulares de datos

El Oficial de Protección de Datos de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA será el encargado  de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.  Teléfono: 3148347047. Correo electrónico: [email protected].

11. Procedimientos para ejercer los derechos del titular 

1.1. Derecho de acceso o consulta 

Según el artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013),  el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos: 

  1. Al menos una vez cada mes calendario. 
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven  nuevas consultas. 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso,  certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del  material correspondiente. Para tal efecto, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA demostrará  a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. 

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA enviado, mediante correo electrónico a:  [email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a  través de correo postal remitido a CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO , CALI, VALLE DEL CAUCA. La  solicitud deberá contener los siguientes datos: 

  • Nombre y apellidos del Titular. 
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del  documento acreditativo de tal representación. 
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. 
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información  solicitada: 

  • Visualización en pantalla. 
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. 
  • Correo electrónico u otro medio electrónico. 
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA.

Una vez recibida la solicitud, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA resolverá la petición de  consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no  fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la  demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. 

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de  Industria y Comercio. 

11.2. Derechos de quejas y reclamos 

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a CRUZ  ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA enviado, mediante correo electrónico a  [email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a  través de correo postal remitido a CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO , CALI, VALLE DEL CAUCA. La  solicitud deberá contener los siguientes datos: 

  • Nombre y apellidos del Titular. 
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del  documento acreditativo de tal representación. 
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o  infracción. 
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. 
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del  reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el  solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el  motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el  reclamo sea decidido. 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo  de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al  reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su  reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de  Industria y Comercio.

12. Medidas de seguridad 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad  consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas  necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento. 

Por otra parte, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, mediante la suscripción de los  correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la  implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la  información en el tratamiento de los datos personales. 

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL  VALLE DEL CAUCA que están recogidas y desarrolladas en su PL-02 Políticas Internas de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).

13. Procedimiento de notifiación, gestión y respuesta ante incidencias 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA establece un procedimiento de notificación, gestión y  respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información  contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad. 

Los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con el  almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento, deben conocer el  procedimiento para actuar en caso de incidencia. 

El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente: 

  • Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte  o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa o  alguno de los Encargados deberá comunicarlo, de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos,  describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener  relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, la  persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido. 
  • Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse de recibo en el que  conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos enumerados anteriormente. 
  • CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, crea un registro de incidencias que debe  contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y  administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica,  efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de  Protección de Datos, remitirse al FR-16 Registro de incidencias y plan de acción. 
  • Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplica, indicando  quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados  manualmente en el proceso de recuperación. 
  • Adicional, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de Industria y Comercio,  mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber sido detectado.
  • Finalmente, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA notificará del incidente a los  Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.

14. Administraci´øn de Riesgos Asociados al tratamiento de los datos 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento  de los datos personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de la  PL-02 Políticas Internas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las  herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los  procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización  se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida  prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares. 

El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recurso humano, infraestructura y  procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo  que, para garantizar la protección de datos personales se tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y  externas, los diferentes niveles de autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de ocurrencia de  cualquier tipo de evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial), tales como: 

  • Criminalidad: Entendida como las acciones, causadas por la intervención humana, que violan la ley y que están  penalizadas por ésta. 
  • Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como, los eventos  indirectamente causados por la intervención humana. 
  • Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u omisiones por parte de las  personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Al mismo tiempo son las amenazas menos predecibles  porque están directamente relacionado con el comportamiento humano. 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.

15. Entrega de datos personales a las autoridades

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten  a CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA acceso y/o entrega de datos de carácter Personal  contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos  solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información  personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la  solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

16. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no  proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de  protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre  la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta  prohibición no regirá cuando se trate de: 

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la  transferencia. 
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o  higiene pública. 
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea  parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. 
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o  para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o  defensa de un derecho en un proceso judicial. 

Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia  de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos  personales. 

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del  responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato  de transmisión de datos personales.»

17. Tratamientos de datos biométricos

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de  seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los  mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros,  los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder  establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto. 

La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el  debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos  asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.

18. Registro nacional de bases de datos-RNBD

El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Asimismo, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el  Registro Nacional de Bases de Datos en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen  con posterioridad a ese plazo deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su  creación.

19. Seguridad de la información y datos personales

El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de  la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares  de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y  necesidades de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA cuyo objetivo es proteger y preservar  la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales. 

Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la  información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de  seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso  de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a  personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros. 

En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos  contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la  presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los  protocolos de atención a los titulares establecidos en CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA.  En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad,  integridad y privacidad de los datos almacenados.

20. Gestión de documentos 

Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello que se debe dejar  documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos como digitales, se deben hacer  inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, se debe garantizar su conservación dejando  definido en que soporte y bajo qué condiciones se llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones  ambientales, lugares de almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de  los documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario cada organización lo define  de acuerdo a sus necesidades, así mismo debe tener clara la disposición final de los mismos, identificando si se  recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros. 

Los documentos que tienen que ver con la protección de datos personales deben ser elaborados por personal o una  entidad competente para ello, así mismo la organización debe ser quien revise y apruebe todos los documentos y lo  deje registrado en la casilla de aprobación de los documentos. 

A finde que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán actualizados y modificados  por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre y cuando sea necesario, para la eliminación de  un documento se debe tener la justificación para ello descrita en el histórico el cual se encuentra en la parte inferior de  todos los documentos. 

Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser protegidos por agentes  externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los lineamientos descritos en el PL-02 Políticas  Internas de Seguridad. 

La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del tratamiento, este  dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otros se especifique; el tipo de documento y la  identificación de la persona a la cual se le entregó la información. 

Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, este será  quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como digital, evite alteraciones de la información, así

mismo garantizará que los documentos que salgan de su custodia sean identificados y fácilmente trazables.

21. Vigencia 

La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2019-07-31, las bases de datos responsabilidad de  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea  razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada  por los Titulares de los datos personales.

22. Arendice 

No Aplica

REVISADO POR: 

Nombre:
Ing. Jorge Enrique Velásquez Duque
Cargo: Coordinador de Sistemas (TIC)

APROBADO POR: 

Nombre: Fernando Bernal Agudelo  

Cargo: Director Ejecutivo Seccional

Política de Tratamiento de Datos Instituto de Educación Cruz Roja Valle

El Instituto de Educación de la Cruz Roja Seccional Valle Del Cauca es una institución de  formación para el trabajo y el desarrollo humano, Tiene como principal objetivo el  ofrecimiento de programas educativos de calidad para la auto-formación y el fortalecimiento  de competencias laborales en las áreas de salud y atención de emergencias. Desarrolla  talento humano de gran capacidad de gestión, sensibilidad social y cumplidores de la misión  humanitaria. 

1. MARCO JURÍDICO

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de  cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan  sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente,  ordena a quienes tienen datos personales de terceros, a respetar los derechos y garantías  previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. 

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas  para realizar el tratamiento legítimo de los la información de cualquier persona natural.  Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los  responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual  interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la  presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. 

El artículo 25 de la misma ley, establece que las políticas de tratamiento de datos son de  obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas  no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012. 

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos  relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información  y los Avisos de Privacidad. 

El IECR está comprometido con el respeto de los derechos de sus estudiantes graduados,  y cualquier persona en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de  información de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento  de datos personales 

OBLIGATORIEDAD 

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todo el personal  administrativo del IECR, los docentes y terceros que obran en nombre de la institución 

Todo el personal Administrativo del IECR debe conocer y respetar esta política en el  cumplimiento de sus funciones. El incumplimiento de las mismas acarreará sanciones de  tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. 

2. DEFINICIONES 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato  para llevar a cabo el tratamiento. 

Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por  la ley, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o 

archivos. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o  varias personas naturales determinadas o determinables. 

o Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados. 

o Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona  o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como  aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las  convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,  organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva  intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos  a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares,  entre otros). 

o Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos  de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean  semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos  en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales  y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén  sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su  profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. 

Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de  las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co). 

o Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal. 

o Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o  reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos:  libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a  partir de la inspección del domicilio.

o Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene  naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o  divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o  grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato  referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones  financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la  seguridad social. 

Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por  cuenta del responsable del tratamiento. 

Estudiante: Persona natural que adelanta estudios en el IECR para la prestación  de servicios de educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano y otros  servicios de formación y capacitación. 

Egresado: Persona que culmina el programa académico para el cual se  matriculó, se denomina “egresado no graduado”, para efectos del ejercicio de los  derechos compatibles con sus estatutos y el cumplimiento de los deberes  relativos a los estudiantes, hasta que se obtenga el título correspondiente, hasta  por tres (3) años. 

Graduado: Persona natural que, previa culminación del programa académico y  cumplimiento de los requisitos de ley y los exigidos por la respectiva institución  de educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano recibe el título académico. 

Incidente de seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la  pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos. 

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto o servicio. Es  proveedor del IECR toda Persona Natural o Jurídica que por la naturaleza de su  actividad económica y comercial y por el cumplimiento de los requisitos exigidos  por la Institución puede considerarse su inclusión en el Registro de Proveedores. 

Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por  la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales. 

Responsable del tratamiento: persona que decide sobre, entre otras, la  recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa  dueña de la bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.

Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos  personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la  circulación o supresión de esa clase de información. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de  los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión  

internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el  Encargado por cuenta del Responsable. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o  encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la  información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable  del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Visitante: persona (s) que ha estado en el IECR por una duración inferior a 8  horas sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.

3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y  especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo,  interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e  integral los siguientes principios: 

3.1. Principios relacionados con la recolección uso de datos personales. 

Artículo 4°. Ley 1266 de 2008 Principios de la administración de datos. En el  desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se tendrán en cuenta,  

de manera armónica e integral, los principios que a continuación se establecen: 

  1. a) Principio de veracidad o calidad de los registros o datos. La información  contenida en los bancos de datos debe ser veraz, completa, exacta,  

actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el registro y divulgación  

de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; 

  1. b) Principio de finalidad. La administración de datos personales debe obedecer a  una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe  

informársele al titular de la información previa o concomitantemente con el  otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general  siempre que el titular solicite información al respecto;c) Principio de circulación restringida. La administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las
disposiciones de la presente ley y de los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad del banco de datos.


Los datos personales, salvo la información pública, no podrán ser accesiblespor Internet o por otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o los usuarios autorizados conforme a la presente
ley;

  1. d) Principio de temporalidad de la información. La información del titular no  podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la  

finalidad del banco de datos; 

  1. e) Principio de interpretación integral de derechos constitucionales. La  presente ley se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente  

los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen  nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la  información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un  plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de  la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables; 

  1. f) Principio de seguridad. La información que conforma los registros individuales  constitutivos de los bancos de datos a que se refiere la ley, así como la  

resultante de las consultas que de ella hagan sus usuarios, se deberá manejar  con las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de  los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado; 

  1. g) Principio de confidencialidad. Todas las personas naturales o jurídicas que  intervengan en la administración de datos personales que no tengan la  

naturaleza de públicos están obligadas en todo tiempo a garantizar la reserva  de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las  labores que comprende la administración de datos, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos cuando ello corresponda al  desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de  la misma.

Artículo 4°. Ley 1581 de 2013 Principios para el Tratamiento de datos  personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se  aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: 

  1. a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a  que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo  establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; 
  1. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima  de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular
  2. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el  consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales  no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de  mandato legal o judicial que releve el consentimiento; 
  1. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe  ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se  prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que  induzcan a error; 
  1. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del  Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la  existencia de datos que le conciernan; 
  1. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los  límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las  disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el  Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por  las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la  información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de  divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente  controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; 
  1. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el  Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la  presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y  administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros  evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o  fraudulento; 
  1. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el  Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están  obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de  finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento,  pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando  ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley  y en los términos de la misma. 

3.2. Finalidad del tratamiento de los datos personales de aspirantes y  estudiantes 

El IECR recolectará, usará y tratará los datos personales de manera leal y lícita para  cumplir las actividades propias de su objeto social y en especial para prestar servicios como los siguientes:

Identificar, recopilar y registrar a los prospectos de estudiantes, inscritos,  estudiantes admitidos, matriculados, ausentes, desertores, egresados y  graduados con el fin de que el IECR pueda prestar sus servicios de educación  para el trabajo y desarrollo Humano y otros servicios de formación y  capacitación  

Mantener actualizada la información de estudiantes, contactarlos, verificar sus  datos, identificar las necesidades de formación y capacitación de los  estudiantes, realizar informes, llevar control de pagos, para el proceso de  matrículas, análisis de información, búsqueda de tendencias en los servicios,  enviar información, generar estadísticas, obtener indicadores de programas,  generar información institucional para los procesos de acreditación, generar  reportes a entidades externas y requerimientos internos de información. 

Entrega de información para sitios de práctica, que requieren documentos  (vacunas, fichas de inscripción, certificaciones) para poder aprobar la rotación  de estudiante en el sitio. 

Generar informes estadísticos, la fidelización y seguimiento (ofrecer educación  continua y post gradual), realización de informes y la participación en eventos  

tales como: visitas de pares académicos, encuentros de graduados  actividades de voluntariado, entre otros. 

Efectuar labores de mercadeo y servicio al usuario 

Elaborar reportes al Ministerio de Educación, Sena, Servicio Público de  Empleo, entidades públicas y demás entes de control, de conformidad con lo  dispuesto en la normatividad colombiana. 

Conservar registros históricos del IECR. 

Dar cumplimiento a las leyes 

Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas  competentes 

Acceder, consultar, validar o corroborar datos personales (privados,  semiprivados, sensibles o reservados) que reposen o estén contenidos en  bases de datos o archivos de otros centros educativos, empresas, o cualquier  entidad pública o privada ya sea nacional, internacional o extranjera.

3.3. Finalidad del tratamiento de los datos personales de los graduados y el  banco de Hojas de vida 

El IECR recolecta información de los graduados a través de los diferentes medios  dispuestos durante la estancia en la institución como estudiantes y después de  culminado el proceso académico: Actualización base de datos de graduados,  formularios virtuales y físicos, correos electrónicos y otros medios que se consideren  necesarios en el proceso.

Por otra parte la Institución cuenta con un banco de hojas de vida para los graduados  de los diferentes programas de formación ver Código: BIE-PD-01, el graduado debe  hacer envió de su hoja de vida de manera virtual y siempre deberá enviar Formato de  Autorización para Tratamiento y Protección de Datos personales AD-FT-16  debidamente diligenciado y firmado de lo contrario la hoja de vida no será recibida.

3.4. Finalidad del tratamiento de los datos personales de los profesores/  

formadores/ instructores o proveedores del IECR 

Los datos que se recolecten o almacenen sobre los, profesores/  formadores/instructores del IECR mediante el diligenciamiento de formatos, contratos,  vía telefónica, correo electrónico o con la entrega de documentos (hojas de vida,  anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden  legal o contractual según el caso. En virtud de lo anterior, EL IECR utilizará los datos  personales para los siguientes fines: 

Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad  social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar  

(Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; 

Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas  competentes; 

Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales de la  Institución. 

Generar las evaluaciones de desempeño, actualizar información, conocer las  personas activas y cargos actuales. 

En cuanto proveedores, la información se utilizará para adelantar los procesos  precontractuales, contractuales y postcontractuales pertinentes y mantener  comunicación con los mismos para efectos contractuales y legales. Lo anterior incluye,  entre otros, inscribir el proveedor, llevar un control de los proveedores, solicitarles la  presentación de ofertas, facturar los servicios o productos adquiridos, llevar control de  pagos y de niveles de compras, y cumplir lo pertinente de las obligaciones  contractuales, enviar reportes a las autoridades tributarias, de conformidad con lo  dispuesto en la normatividad colombiana. 

3.5. Finalidad del tratamiento de los datos personales de los visitantes a las  instalaciones del IECR 

Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de  los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las  videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del IECR, éstos se  utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del IECR y  podrán ser empleados como prueba en cualquier tipo de proceso. Para conocer más respecto a la custodia de los bienes de visitantes dirigirse a la GUIA PARA CUIDADO Y  CUSTODIA DE LAS PERTENENCIAS PÉRDIDAS DE LOS ESTUDIANTES Y  VISITANTES DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN CRUZ ROJA VALLE (BIE-GU-02)

3.6. Otras finalidades del tratamiento de los datos personales 

El IECR también podrá tratar los datos personales para los siguientes fines: 

Crear bases de datos o sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las  relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. 

Realizar invitaciones a eventos, mejorar los servicios u ofertar nuevos, y todas  aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con el  IECR, o aquel que llegare a tener. 

Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de  satisfacción respecto de los bienes y servicios que ofrece. 

Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza  comercial y/o red de distribución y telemercadeo. 

Ejecutar las actividades propias del IECR, para cumplir con su función de ser una  institución prestadora de servicios de formación y capacitación en el marco de  formación para el trabajo y desarrollo humano, todo lo cual se hará con base en la  finalidad de la base de datos en la que reposan los Datos Personales de los Titulares. 

Ofrecer servicios y/o beneficios que buscan satisfacer las necesidades de los  Titulares, o los productos y servicios del IECR, lo cual pueden hacerse por medios  físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles. 

Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal. 

Soportar procesos de auditoría externa e interna. 

Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial. 

Para verificación de referencias de estudiantes, de egresados, de graduados, de  profesores, de colaboradores, de ex colaboradores, proveedores (activos e  inactivos), en las bases de datos. 

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la  representación o apoderamiento. 

Por estipulación a favor de otro o para otro. 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que  estén facultadas para representarlos. 

(Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: 

Establecer al titular que el área responsable está autorizado para tratar los  datos que suministra a la Institución. 

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de  hábeas data. 

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para  impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. 

Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro  de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los  términos señalados en la presente política. 

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y  cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por  el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. 

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de  Industria y Comercio. 

  1. DE LA AUTORIZACIÓN 

La Ley 1581 de 2012 exige que la autorización para recolectar datos personales  (dirección de correo electrónico, teléfono, etc.) sea informada, previa y expresamente  tal y como se muestra a continuación: 

INFORMAR LO QUE ORDENE EL ARTICULO 12 DE LA LEY 1581 DE 2012 

OBTENER AUTORIZACIÓN PREVIA Y EXPRESA 

RECOLECTAR DATOS PERSONALES 

Así las cosas, los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular  su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos  personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza  pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con  el Registro Civil de las Personas. 

5.1. Pasos para la autorización: Para obtener la autorización se deberá seguir las  siguientes instrucciones: 

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de  forma clara y expresa lo siguiente: 

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. 

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas,  cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas,  

niños y adolescentes. 

Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581  de 2012. 

La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del IECR. 

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier  medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del  consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular  del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su  consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la  voluntad de autorizar el tratamiento. En ningún caso, el silencio del Titular podrá  considerarse como una conducta inequívoca. 

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento: 

  1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los  distintos medios que le ponga a disposición el IECR. 
  2. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  3. El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la  representación o apoderamiento. 

La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor  de otro o para otro. 

5.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles 

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes  requisitos:,

  1. La autorización debe ser explícita. 
  2. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha  información.
  3. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular, cuáles de los datos que  serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

5.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA) 

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y  

adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos: 

  1. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para  representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el  

derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en  cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto. 

  1. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los  NNA. 
  2. El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el  respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de forma explícita y  previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son  sensibles y la finalidad del mismo.

5.4. Autorización de adolescentes para obtener información en relación con la  educación 

En el caso de adolescentes (niños o niñas entre 12 y 18 años) interesados en los  programas académicos del IECR se podrá obtener autorización directa de los mismos  para brindarles la información pertinente que requieran. 

Lo anterior se efectuará teniendo en cuenta el concepto No. 16-260406 del 9 de  diciembre de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio, según el cual  cuando se realice tratamiento de datos personales de adolescentes por parte de  instituciones educativas “a fin de brindarles información sobre los programas que  ofrece, y en general información que tenga como finalidad garantizar el derecho a la  educación de los adolescentes, es posible que la autorización previa sea otorgada  directamente por el estudiante” (….) “Para el tratamiento de los datos de contacto de  los adolescentes (12 a 18 años) por parte de las instituciones educativas y  exclusivamente con la finalidad de brindarles información sobre sus programas, es  posible que la autorización previa y expresa sea otorgada directamente por el  adolescente”.

Estas son las pautas para atender consultas y reclamos: 

  1. CONSULTAS 

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos  personales que reposen en IECR se canalizarán a través de los canales que tiene la  Institución para el efecto (correos electrónicos, llamadas telefónicas, formularios,  atención personal). En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente: 

Fecha de recibo de la consulta 

Identidad del solicitante 

Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los datos personales  requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término  máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al  interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se  atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles  siguientes al vencimiento del primer término. 

  1. RECLAMOS 

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja  por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581  de 2012 y en esta política. 

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida al IECR que contenga la  siguiente información: 

  1. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada. 
  2. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo. 
  3. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el  estado del trámite. 
  4. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días  hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.  Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante  presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información  una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no  mayor a dos (3) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea  decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a  partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el  reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y  la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho  (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

7.1. Persona o área responsable de la protección de datos personales 

La oficina de Admisiones y Registro es la dependencia encargada de la función de  protección de datos si tiene alguna inquietud o reclamo se puede contactar a través  del correo electrónico [email protected] .

  1. VIDEO VIGILANCIA 

El IECR utiliza diversos medios de video-vigilancia instalados en diferentes  sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas. 

El IECR informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión  en sitios visibles de anuncios de video-vigilancia. 

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas,  los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba  en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. 

  1. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS  PERSONALES. 

El IECR adoptará las medidas necesarias para, de ser necesario, demostrar ante la  Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ha implementado medidas  apropiadas y efectivas para cumplir con sus obligaciones legales en todo lo  relacionado con el tratamiento de datos personales. Dichas medidas serán  consistentes con las instrucciones que para el efecto imparta la SIC y los mandatos de  los artículos 26 y 27 del decreto 1377 de 2013. 

  1. CAMBIOS SUSTANCIAS DE LA PRESENTE POLÍTICA O DE LAS  

AUTORIZACIONES 

De conformidad con los artículos 5 y 13 del decreto 1377 de 2013, cualquier cambio  sustancial de la presente política deberá ser comunicado oportunamente por el IECR a los  titulares de los datos de una manera eficiente antes de implementar las nuevas políticas.  Por cambios sustanciales se entenderán aquellos referidos a la identificación del  responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales. Además, el IECR deberá obtener del titular del dato una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la  finalidad del tratamiento.

ELABORADO POR:  

Nombre:
Karla Arroyave Moreno 

Cargo: Coordinadora de Admisiones y  Bienestar

APROBADO POR:  

Nombre:
Victoria Lema 

Cargo:
Directora Instituto de Educación 

Nombre: Angela Tabares 

Cargo: Ejecutiva Comercial