Objetivo 

El objetivo del presente Protocolo es poner en conocimiento de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE  DEL CAUCA el procedimiento a seguir para dar respuesta a las solicitudes de acceso y reclamos ejercitadas en  virtud de los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción del Titular de los datos  personales objeto de tratamiento por la empresa. 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA adoptará las medidas oportunas para difundir el  presente documento a todas las personas que forman parte de su organización y tienen acceso a los datos  personales, para que puedan informar a los titulares del procedimiento a seguir en estos casos.

Alcance 

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que  sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL  CAUCA, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio,  transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que  reposen en sus bases de datos y archivos. 

Autoridad y responsables 

La autoridad para hacer cumplir estos procedimientos es el Oficial de Datos (Coordinador de Sistemas) y la  responsabilidad de que se ejecuten correctamente es de cada líder de área (Director, Coordinador, Supervisor,  Jefe).

1. Definiciones 

Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la LEPD y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1  Capitulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 2013). 

1.1. Autorización 

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 1.2. Base de Datos 

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

1.3. Dato Personal 

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o  determinables. 

1.4. Dato Público 

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público.  Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos  públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a  reserva.

1.7. Dato Sensible 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su  discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones  religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva  intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así  como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

1.8. Encargado del Tratamiento 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos  personales por cuenta del Responsable del tratamiento. 

1.9. Responsable del Tratamiento 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos  y/o el tratamiento de los datos. 

1.10. Responsable de Administrar las Bases de Datos 

Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos  una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el  Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos. 

1.11. Oficial de Protección de Datos 

Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos  personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley  1581 de 2012. 

1.12. Titular 

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

1.13. Tratamiento 

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,  uso, circulación o supresión. 

1.14. Aviso de Privacidad 

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos  personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le  serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos  personales. 

1.15. Transferencia 

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales,  ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del  tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

1.16. Transmisión 

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la  República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el encargado por  cuenta del responsable.

2. Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 dela Constitución  Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012,por la cual se dictan disposiciones  generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto  1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013). 

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento  por el responsable del tratamiento. 

1.2. Normatividad Aplicable 

• Constitución Política de Colombia 
• Ley 1581 de 2012 
• Decreto 1074 de 2015 Capitulo 25 y Capitulo 26 compilatorios de los decretos: 
• Decreto 1377 de 2013 
• Decreto 886 de 2014 
• Circular 01 del 08 de noviembre 2016 

3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS 

El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de  manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la  protección de datos son los siguientes:

3.1. Principio de Legalidad 

El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377  de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen. 

3.2. Principio de Finalidad 

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser  informada al Titular. 

3.3. Principio de Libertad 

El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos  personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial  que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por  cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad. 

3.4. Principio de veracidad o Calidad 

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se  prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

3.5. Principio de Transparencia 

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado  del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le  conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de  manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber: 

-El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo. 

-El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos  sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes. 

-Los derechos que le asisten como Titular. 

-La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.

3.6. Principio de acceso y circulación Restringida 

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de  la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular  y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar  disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente  controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 

3.7. Principio de Seguridad 

La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá  manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los  registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del  tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en  conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los  sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de  seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el PL-02 Políticas Internas de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación  de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de  ser puesta en conocimiento de los usuarios.

3.8. Principio de confidencialidad 

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos  están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las  labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando  ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de la misma.

4. Autorización de la política de tratamiento 

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e  informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus  datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL  VALLE DEL CAUCA en los términos y condiciones recogidos en la misma. 

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de: 

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden  judicial. 
• Datos de naturaleza pública. 
• Casos de urgencia médica o sanitaria. 
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

5. Responsable del tratamiento 

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

• Dirección: CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO, CALI, VALLE DEL CAUCA 
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: 3148347047

6. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a  cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases  de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. 

El Anexo 1 PL-01 denominado Organización Bases de Datos, contiene la información relativa a las distintas bases de  datos responsabilidad de la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas para su tratamiento.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD, articulo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015  (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en  relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas. 

1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a  disposición el Responsable. 
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para  representarlos. 

Los derechos del Titular son los siguientes: 

7.1. Derecho de acceso o consulta 

Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen,  uso y finalidad que les han dado a sus datos personales. 

7.2. Derechos de quejas y reclamos 

La Ley distingue cuatro tipos de reclamos: 

• Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos  parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté  expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
• Reclamo de supresión : Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados,  excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. ●Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el  tratamiento de sus datos personales. 
• Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en  materia de Protección de Datos. 

7.3.Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento 

Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el  artículo 10 de la LEPD. 

7.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones 

El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del  tratamiento.

8. Solicitud de autorización al titular del dato personal

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL  VALLE DEL CAUCA solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando  la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u  orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo  2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 7 del Decreto 1377 de 2013). 

9. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES 

De acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y  adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074  de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Cumplidos los anteriores requisitos, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA solicitará al  representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser  escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el  asunto. El Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y  adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, aplicando los principios y obligaciones establecidos en  la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

10. Atención a los titulares de datos

El Oficial de Protección de Datos de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA será el encargado  de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos.  Teléfono: 3148347047. Correo electrónico: [email protected].

11. Procedimientos para ejercer los derechos del titular 

1.1. Derecho de acceso o consulta 

Según el artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013),  el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos: 

1. Al menos una vez cada mes calendario. 
2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven  nuevas consultas. 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso,  certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del  material correspondiente. Para tal efecto, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA demostrará  a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. 

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA enviado, mediante correo electrónico a:  [email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a  través de correo postal remitido a CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO , CALI, VALLE DEL CAUCA. La  solicitud deberá contener los siguientes datos: 

• Nombre y apellidos del Titular. 
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del  documento acreditativo de tal representación. 
• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. 
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información  solicitada: 

• Visualización en pantalla. 
• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. 
• Correo electrónico u otro medio electrónico. 
• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA.

Una vez recibida la solicitud, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA resolverá la petición de  consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no  fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la  demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD. 

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de  Industria y Comercio. 

11.2. Derechos de quejas y reclamos 

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a CRUZ  ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA enviado, mediante correo electrónico a  [email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a  través de correo postal remitido a CR. 38 BIS #5-91 BARRIO SAN FERNANDO , CALI, VALLE DEL CAUCA. La  solicitud deberá contener los siguientes datos: 

• Nombre y apellidos del Titular. 
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del  documento acreditativo de tal representación. 
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o  infracción. 
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. 
• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del  reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el  solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el  motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el  reclamo sea decidido. 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo  de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al  reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su  reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de  Industria y Comercio.

12. Medidas de seguridad 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad  consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas  necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento. 

Por otra parte, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, mediante la suscripción de los  correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la  implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la  información en el tratamiento de los datos personales. 

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL  VALLE DEL CAUCA que están recogidas y desarrolladas en su PL-02 Políticas Internas de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).

13. Procedimiento de notifiación, gestión y respuesta ante incidencias 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA establece un procedimiento de notificación, gestión y  respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información  contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad. 

Los usuarios y responsables de procedimientos, así como cualquier persona que tenga relación con el  almacenamiento, tratamiento o consulta de las bases de datos recogidas en este documento, deben conocer el  procedimiento para actuar en caso de incidencia. 

El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente: 

• Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte  o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa o  alguno de los Encargados deberá comunicarlo, de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos,  describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener  relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, la  persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido. 
• Una vez comunicada la incidencia ha de solicitar al Oficial de Protección de Datos un acuse de recibo en el que  conste la notificación de la incidencia con todos los requisitos enumerados anteriormente. 
• CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA, crea un registro de incidencias que debe  contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y  administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica,  efectos de la incidencia y medidas correctoras cuando corresponda. Este registro es gestionado por el Oficial de  Protección de Datos, remitirse al FR-16 Registro de incidencias y plan de acción. 
• Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplica, indicando  quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados  manualmente en el proceso de recuperación. 
• Adicional, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de Industria y Comercio,  mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber sido detectado.
• Finalmente, CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA notificará del incidente a los  Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.

14. Administraci´øn de Riesgos Asociados al tratamiento de los datos 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento  de los datos personales y establecidos controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de la  PL-02 Políticas Internas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las  herramientas, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los  procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización  se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que incidan en la debida  prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares. 

El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recurso humano, infraestructura y  procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo  que, para garantizar la protección de datos personales se tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y  externas, los diferentes niveles de autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de ocurrencia de  cualquier tipo de evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial), tales como: 

• Criminalidad: Entendida como las acciones, causadas por la intervención humana, que violan la ley y que están  penalizadas por ésta. 
• Sucesos de origen físico: Entendidos como los eventos naturales y técnicos, así como, los eventos  indirectamente causados por la intervención humana. 
• Negligencia y decisiones institucionales: Entendidos como las acciones, decisiones u omisiones por parte de las  personas que tienen poder e influencia sobre el sistema. Al mismo tiempo son las amenazas menos predecibles  porque están directamente relacionado con el comportamiento humano. 

CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA en el sistema de gestión de riesgo implementará las medidas de protección para evitar o minimizar los daños en caso de que se materialice una amenaza.

15. Entrega de datos personales a las autoridades

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten  a CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA acceso y/o entrega de datos de carácter Personal  contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos  solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información  personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la  solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

16. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no  proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de  protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre  la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta  prohibición no regirá cuando se trate de: 

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la  transferencia. 
• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o  higiene pública. 
• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. ●Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea  parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. 
• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o  para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular. ●Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o  defensa de un derecho en un proceso judicial. 

Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia  de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos  personales. 

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del  responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato  de transmisión de datos personales.»

17. Tratamientos de datos biométricos

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de  seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los  mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros,  los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder  establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto. 

La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el  debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos  asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.

18. Registro nacional de bases de datos-RNBD

El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente. Asimismo, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el  Registro Nacional de Bases de Datos en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos que se creen  con posterioridad a ese plazo deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes, contados a partir de su  creación.

19. Seguridad de la información y datos personales

El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de  la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para CRUZ ROJA COLOMBIANA  SECCIONAL VALLE DEL CAUCA. Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares  de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y  necesidades de CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA cuyo objetivo es proteger y preservar  la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales. 

Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la  información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de  seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso  de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a  personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros. 

En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos  contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la  presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los  protocolos de atención a los titulares establecidos en CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA.  En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad,  integridad y privacidad de los datos almacenados.

20. Gestión de documentos 

Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello que se debe dejar  documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos como digitales, se deben hacer  inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, se debe garantizar su conservación dejando  definido en que soporte y bajo qué condiciones se llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones  ambientales, lugares de almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de  los documentos se determina en función de los requisitos legales si aplica, de lo contrario cada organización lo define  de acuerdo a sus necesidades, así mismo debe tener clara la disposición final de los mismos, identificando si se  recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros. 

Los documentos que tienen que ver con la protección de datos personales deben ser elaborados por personal o una  entidad competente para ello, así mismo la organización debe ser quien revise y apruebe todos los documentos y lo  deje registrado en la casilla de aprobación de los documentos. 

A finde que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán actualizados y modificados  por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre y cuando sea necesario, para la eliminación de  un documento se debe tener la justificación para ello descrita en el histórico el cual se encuentra en la parte inferior de  todos los documentos. 

Los documentos tanto físicos como digitales que contengan datos personales, deben ser protegidos por agentes  externos o internos que puedan alterar su contenido, siguiendo los lineamientos descritos en el PL-02 Políticas  Internas de Seguridad. 

La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del tratamiento, este  dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otros se especifique; el tipo de documento y la  identificación de la persona a la cual se le entregó la información. 

Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, este será  quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como digital, evite alteraciones de la información, así

mismo garantizará que los documentos que salgan de su custodia sean identificados y fácilmente trazables.

21. Vigencia 

La presente actualización de la Política estará vigente desde el 2019-07-31, las bases de datos responsabilidad de  CRUZ ROJA COLOMBIANA SECCIONAL VALLE DEL CAUCA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea  razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada  por los Titulares de los datos personales.

22. Arendice 

No Aplica